- Effizientes Arbeiten
- Zeitersparnis in der Administration
- Automatische Berechnung der Kosten für die Gemeinden
- Zusammenstellung und Übergabe der Daten für die Verrechnung
- Auswertungen über mehrere Jahre
Projekt Beschreibung
Die Fachstelle Alter und Gesundheit ist Teil der städtischen Verwaltung und Drehscheibe sowie Koordinationsstelle für Fragen rund um das Thema Alter sowie Gesundheitsförderung und Prävention.
Eine Aufgabe ist die Prüfung und die Verrechnung von stationären Pflegeleistungen, welche monatlich durch die Heime für ihre Bewohnenden in Rechnung gestellt werden. Diese Kosten werden pro Quartal nach einem Verteilschlüssel an die Gemeinden, in denen die Bewohnerinnen und Bewohner in den letzten 10 Jahren vor dem Heimeintritt Wohnsitz hatten, verrechnet.
Die Software-Lösung „HEIFI“ ist ein effizientes Instrument um den Gemeindeanteil der Pflegefinanzierung zu prüfen und anschliessend die Heimkosten nach einem definierten Schlüssel auf die betroffenen Wohngemeinden zu verteilen.
Folgende Module sind enthalten:
+ Referenzdatenverwaltung
+ Modul Bewohner (Erfassung der Wohnorte und Aufenthaltsdauer, des Heims und Heimeintritt)
+ Modul Rechnungserfassung (Erfassung der Heimkosten, Berechnung Kostenverteilung)
+ Auswertungen und Berichte
+ Schnittstelle zur Software Einwohnerkontrolle (NEST)
Optional: Schnittstelle zu der vorhandenen Verwaltungs-Software
+ Bezug von Angaben zu den Bewohnern (Persönliche Daten, Heimadresse, Wohnorte)
+ Übergabe der Daten für die Verrechnung an die Wohngemeinden
Folgende Schritte vereinfachen den Ablauf für eine korrekte Abrechnung der Leistungen.
1. Abklärung Übernahme der Kosten ab Heimeintritt
+ wohnhaft = > 10 Jahren in der Stadt
dann ist die Kostenübernahme zu 100% durch die Stadt
+ wohnhaft = < 10 Jahren in der Stadt
dann werden die Kosten prozentual auf die Stadt und die weiteren Gemeinden verteilt
2. Berechnung der Kosten nach Verteilschlüssel
3. Erfassung der Heimkosten pro Bewohnerin/Bewohner mit Wohnsitz weniger als 10 Jahre in Chur
4. Erstellung der Quartalsrechnung pro Bewohner an die Gemeinden
Im „Modul Bewohner“ sind die Adressen und die persönlichen Daten der Heimbewohner erfasst.
Als Option können über eine individuelle Schnittstelle die Daten aus der vorhandenen Verwaltungs-Software importiert werden.
In den einzelnen Eingabebereichen werden die benötigten Angaben erfasst.
1. Funktionsleiste: Auswahl Heim, Bewohner suchen, Filter Rückforderung und Aktive, Listen drucken
+ Funktionalitäten wie Suchen und Filtern sind standardmässig in jedem Modul enthalten.
2. Bewohner: Übersichtsliste mit Daten der erfassten Bewohnerinnen und Bewohner
3. Details: Angaben zur markierten Person
4. Wohnorte: Liste der Gemeinden in welcher die Bewohnenden Wohnsitz haben bzw. hatten
5. Rechnungsadresse: Adresse der Gemeinden an welche die Rechnungen geschickt werden
6. Heime: Liste der Heime in welchem der Bewohner lebt
7. Notizen: Erfassung von Notizen zur gewählten Person
In der Eingabemaske „Wohnorte“ werden alle Ortschaften erfasst, in welchen der gewählte Bewohner während der letzten 10 Jahre gelebt hat.
Über die Schnittstelle (optional) werden die letzten Wohnorte des neu erfassten Bewohners aus der Software Einwohnerkontrolle abgeglichen.
Weitere Wohnorte können aus der Referenztabelle „CH-Orte“ ausgewählt und hinzugefügt werden.
War ein Wohnort im Ausland, so kann die Ortschaft als Freitext erfasst werden. Beim jeweiligen Wohnort muss das Zuzug-Datum erfasst werden.
Aufgrund dieser Daten und dem Datum des Heimeintritts werden die Tage und Prozente automatisch berechnet. Wenn 100% angezeigt werden, sind die eingegebenen Daten korrekt.
Tritt ein Bewohner in ein Heim ein, kann dieses aus der importierten Heimliste ausgewählt werden.
Für die Berechnung der Prozente muss der Heimeintritt angegeben werden. Verlässt der Bewohner das Heim, muss das Autrittsdatum eingetragen werden.
Für weitere Berechnungen steht die Pflegeart zur Auswahl.
NOTIZEN
Damit die getätigten Abklärungen jederzeit ersichtlich sind, können diese einfach bei der entsprechenden Person mit Datum und Notiz-Art erfasst werden.
Im Modul „Rechnungen“ werden die monatlichen Rechnungen der Heime erfasst und die Quartsabrechnungen für die betroffenen Gemeinden generiert.
Rechnungsmonat eröffnen
Wenn die Heimrechnungen eintreffen, werden die Daten des entsprechenden Heims gefiltert. Über die Eingabemaske kann das Rechnungsjournal eröffnet werden.
+ Rechnungs-Nr. gemäss Heimrechnung
+ Rechnungs-Datum gemäss Heimrechnung
+ Abrechnungs-Monat auswählen
Rechnungsbetrag erfassen
Nachdem die Rechnungserfassung eröffnet ist, werden alle im Heim erfassten Bewohner aufgelistet.
Über einen weiteren Filter kann die Auswahl auf die für eine Rückforderung betroffenen Personen eingeschränkt werden.
Im Feld „Betrag“ werden die auf der Heimrechnung aufgeführten Kosten pro Bewohner erfasst.
Sobald der Betrag erfasst ist, werden die Kosten gemäss der %-Anteile auf die Gemeinden verteilt.
Die erfassten Monatsrechnungen werden pro Quartal zusammengefasst und können über die Schnittstelle (optional) an die vorhandene Verwaltungs-Software zur weiteren Verarbeitung übergeben werden.
Es besteht die Möglichkeit die Rechnungen einzeln oder alle auf einmal zu erstellen und zu übertragen.
Alle übertragenen Rechnungen werden mit einer eindeutigen HeiFI-ID versehen und farbig markiert.
Muss eine Monatsrechnung angepasst werden, dann besteht die Möglichkeit die Rechnungen nochmals freizugeben. Nun kann die Korrektur vorgenommen und die Quartalsrechnungen nochmals übertragen werden. Im Journal wird die Freigabe dokumentiert.
LISTEN UND DOKUMENTE
Folgende Listen und Dokumente sind in der Software enthalten:
+ Liste der Heimbewohner
+ Quartalsrechnung nach Gemeinden
+ Quartalsrechnung nach Bewohner
