eLAR (elektronische LeistungsAbwicklung Restkosten(finanzierung)

Effizientes Arbeiten
Zeitersparnis in der Datenverarbeitung
Automatische Prüfung der gelieferten Leistungsdaten
Erstellung Zahlungsaufträge für die Buchhaltung
Auswertungen über mehrere Jahre

Projekt Beschreibung

Bei Gemeinden, Städten und Kantonen arbeiten viele Leistungserbringer (Heime, Sitexorganisationen) im ambulanten und stationären Bereich für pflegebedürftige Personen.

Die erbrachten Leistungen werden den jeweiligen Dienststellen elektronisch übermittelt. Daraus resultieren pro Jahr eine enorme Anzahl an Einzelpositionen für die Restkostenfinanzierung, Tendenz steigend. Jährlich werden so einige Millionen Franken an Pflegerestkostenbeiträgen an die Leistungserbringer vergütet.

Um die notwendigen Kontrollen für die Auszahlung dieser Beiträge vorzunehmen, wurde die Software-Lösung “eLAR” entwickelt.

Die MODULE

Die PROZESSSCHRITTE

Die Software-Lösung “eLAR” ist ein effizientes Instrument um die eingegangenen Leistungsabrechnungen der Pflegerestkostenbeiträge zu kontrollieren und die Zahlungsüberweisung auszulösen.

Folgende Module sind enthalten:
+ Modul Tarife
+ Modul Adressen (Klienten und Leistungserbringer)
+ Modul Cockpit
+ Modul Leistungsverwaltung
+ Modul Reporting
+ Schnittstelle zur Software Einwohnerkontrolle (NEST)

Optional: Schnittstelle zu der vorhandenen Verwaltungs-Software
+ weitere Schnittstellen können in “eLAR” integriert werden

Folgende Schritte vereinfachen den Ablauf für eine korrekte Abrechnung der Leistungen.

1. Die Leistungserbringer liefern monatlich ihre Abrechnung für die geleisteten Aufwendungen (Leistungsdaten)

2. Diese Abrechnungen werden in die Software “eLAR” importiert

3. Beim Import werden die Daten auf die verschiedensten Kriterien geprüft

4. Die AGES macht, wo notwendig die erforderlichen Korrekturen oder kann die Leistungsmeldung zur Anpassung zurückweisen

5. Die korrekten Leistungsdaten werden in die Leistungsverwaltung überwiesen, wo der Zahlungsauftrag für Buchhaltung erstellen wird

6. Die Buchhaltung überweist die Zahlung an die Leistungserbringer

Modul “ADRESSEN”

Modul “TARIFE”

Im Modul “Adressen” werden Adressangaben zu den Adressgruppen Klienten (Bewohner Heime, Patienten) und Institutionen erfasst und verwaltet.

Als Institutionen gelten Leistungserbringer wie Pflegeheime, Spitex-Organisationen, Pflegefachpersonen, Freischaffende, Tages- und Nachtstrukturen.

Über die Schnittstelle zur Software Einwohnerkontrolle (i-city, geosoft) werden die bekannten Veränderungen in den Klientendaten laufend im “eLAR” synchronisiert.

Im Modul “Tarife” werden bei jedem Leistungserbringer alle Werte, welche für die Abrechnung der entsprechenden Leistungen notwendig sind, erfasst.

Es wird zwischen dem Tariftyp “KLV (Min.)” für Pflegeheime und dem Tariftyp “KLV (Std.)” für Spitex-Organisationen, Pflegefachpersonen, Freischaffende unterschieden.

Über den Tarifcode wird jedem Leistungserbringer der entsprechende Tariftyp zugeteilt. Zu einem bestimmten Zeitpunkt (meistens am Jahresbeginn) werden die bewilligten Beiträge erfasst.

Modul “COCKPIT”

Das Modul “Cockpit” ist der Kern der Software-Lösung “eLAR”. Hier werden alle gelieferten Excel-Listen importiert, geprüft, korrigiert und zur Verarbeitung in die Leistungsverwaltung übergeben.

Das Cockpit ist in die drei Teile “Pool”, “Eingelesene Daten” und “Fehlerhafte Daten” aufgebaut.

Teil 1: Pool

Über eine Schnittstelle werden die von den Leistungserbringern
gelieferten original Excel-Files in den “Pool”
abgelegt.
Aus dem “Pool” können Leistungsdaten in den Teil
“Eingelesene Daten” importiert werden.
Wenn der Import abgeschlossen ist, werden die original
Excel-Files aus dem “Pool” in den Archivordner verschoben.

Spezielle Funktionen:
+ Excel-Files können aus einem beliebigen Verzeichnis in den Pool geladen werden.
+ File mit der gleichen Bezeichnung werden erkannt und können nicht in den “Pool” importiert werden
+ Excel-Files können zur Kontrolle geöffnet werden

Teil 2: Leistungsdaten einlesen

Bei der Importphase werden aus den Files Angaben zu den Leistungserbringern, zu den Klienten und zu den verrechneten Leistungen gelesen.

Das Resultat wird farblich und mit der Anzahl Fehler aufgelistet.

Prüfungen

Beim Import werden automatisch Prüfungen durchgeführt:

+ Ist der Leistungserbringer für die Abrechnung berechtigt
+ Wurde ein gültiger Tarif eröffnet
+ Ist der Klient im Modul Adressen vorhanden
+ Dürfen die Leistungen des Klienten für den Zeitraum abgerechnet werden
+ Sind die Tarifbeiträge korrekt
+ Werden Leistungen pro Tag mehrmals abgerechnet

Teil 3: Fehlerhafte Daten bearbeiten

Im “eLAR” besteht die Möglichkeit die gefundenen Fehler zu beheben und diese in einem Importprotokoll dem Leistungserbringer direkt per E-Mail mitzuteilen.

Tarife korrigieren

In der Maske “Check Tarif Zuordnung” können fehlerhafte Tarifdaten korrigiert werden.

Klientendaten korrigieren

Werden Fehler zu Klientendaten gefunden, so werden diese einzeln aufgelistet.

Fehler können beim Namen, beim Geburtsdatum oder bei der AHV-Nummer sein.

Über die Korrekturmaske wird die Schnittstelle zur Einwohnersoftware (NEST) geöffnet. Von hier werden die korrekten Angaben in das Modul Adressen importiert.

Klient gestorben

So wird auch das Sterbedatum aus NEST bezogen. Werden Leistungsdaten nach diesem Datum verrechnet, so werden diese erkannt und der Klient aufgelistet.
Über die Korrekturfunktion werden aus den gemeldeten Daten alle Leistung nach dem Sterbedatum
gelöscht.

Doppelte Pflegeleistungen

In der Rubrik “Doppelt Pflegeleistungen” werden alle fehlerhaften Leistungen aufgeführt.
Im Teil1 sind alle betroffenen Klienten aufgelistet. Es können Klienten aus verschiedenen Institutionen/Leistungserbringern enthalten sein.

Im Teil 2 sind die fehlerhaften Leistungen zur jeweiligen Person und nach Leistungsdatum aufgeführt.

Nun besteht die Möglichkeit, die fehlerhafte Leistung zu löschen oder das Leistungsdatum zu ändern.

Doppelte ambulante Pflegeleistungen

Obwohl bei ambulanten Leistungen die Möglichkeit besteht, gleiche Werte inert 24 Std. zu melden, werden diese Files beim Import ebenfalls überprüft.

Werden bei den Angaben Datum und Klient mehrfache Werte festgestellt, so werden diese Pflegeleistungen in der Rubrik “Doppelt ambulante Pflegeleistungen” aufgeführt.

Müssen bei den betroffenen Leistungen keine Anpassungen gemacht werden, so können die
Leistungen mit der Funktion “Leistungsdaten in Leistungsverwaltung übernehmen” übergeben werden.

Modul “LEISTUNGSVERWALTUNG”

Modul “ZAHLUNGSAUFTRÄGE”

Die aus dem Cockpit übergebenen Leistungen werden in der Leistungsverwaltung aufgeführt.

Im Teil 1 der Maske kann gefiltert werden. Im Teil 2 sind alle in der Rechnung gestellten Leistungspositionen einzeln aufgeführt.

Beim Teil 3 sind alle Leistungen nach Stufen summiert. Der summierte Patientenbeitrag (PaBe) wird separat ausgewiesen.

Spezielle Funktionen:
+ Nach dem gewünschten Leistungserbringer kann gefiltert werden
+ Ein Sammelauftrag von Unteradressen wird erstellt
+ Der Zahlungsauftrag kann für die Buchhaltung erstellt werden
+ Importierte und verarbeitete Leistungsdaten können zurück in den Pool gelegt werden
+ Die einzelnen Spalten können sortiert und gefiltert werden
+ Original Dateiname der eingelesenen Leistungsdaten wird angezeigt und kann geöffnet werden

Über die Funktion “Zahlungsauftrag für Buchhaltung erstellen” werden die Daten für die Überweisung zusammengestellt.

Die für die Buchhaltung freigegebenen Zahlungen werden im Fenster “Zahlungsaufträge” aufgelistet.
Im Teil 1 der Maske sind die Angaben zur Rechnungsfreigabe aufgelistet.

Im Teil 2 der Maske sind die zu bezahlenden Positionen mit dem Gesamttotal zusammengestellt.