EVENT

PLAN

Die Administrations- und Eventplanungssoftware für Ihren Anlass

Die Planungs-Software „EVENTPLAN“ ist ein elektronisches Hilfsmittel, um den Aufwand bei der Planung von Grossanlässen zu reduzieren und die Organisation zu vereinfachen.

Dank dem modularen Aufbau, kann problemlos auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Organisators eingegangen werden.
Nachdem die Planung erfolgt ist, können aus diversen Listen und Berichte ausgedruckt werden. Da alle Module miteinander verknüpft sind, werden Änderungen sofort in alle Dokumente übertragen.

EVENTPLAN – Administrations- und Wettbewerbsplanung kann für Musik- und Gesangswettbewerbe als Komplettlösung eingesetzt werden. Verschiedenste Organisatoren setzen jedoch auch nur EVENTPLAN – Personal- und Ressourcenplanung ein.

Administrations- und Wettbewerbsplanung

Personal- Ressourcenplanung

Die Module und Funktionen

Folgende Module und Funktionen sind in den Varianten enthalten.

Internetanmeldung

Die Anmeldung der Vereine erfolgt übers Internet
Der Verein kann seine Angaben online pflegen
Mühsame Änderungen und Anpassungen der Vereine durch das OK entfallen
Keine Portospesen

Organisation OK

Anmeldung
Vereinsangaben
Teilnahme
Anreise
Vorträge
Vortragsdaten
Erstellung Festkarten
Verpflegung
Pendenzenübersicht
Anmeldebestätigung
Serienmailing

Personal

Personalien Helfer erfassen
Qualifikationen/Wunscharbeit
Mögliche Einsatzzeiten (Datum/Zeit)

Arbeiten

Beschreibung der Arbeiten
Zeitraum (Datum/Dauer)
Anzahl benötigte Helfer

Wettspiel- Zeitplanung

Planungskarten generieren
Mehrfachmitgliedschaft
Vortragskontrolle
Zeitpläne für jeden Verein erstellen
Spielpläne für jedes Lokal erstellen
Automatische Zuteilung der Einspiellokale
Kontrolle Überschneidungen
Ausgabe für Festführer

Wettberweb

Zuteilung der Jurymitglieder
Erstellung der Bewertungsblätter
Erfassung der Resultate
Erstellung der Diplome mit Punktzahl

Personalplanung

Planung Arbeit und Helfer
Brief Aufgebot
Einsatzpläne
Arbeitsrapporte
Stundenabrechnung

Unterkunftsplanung

Planungstool für Hotel und Massenunterkünfte
Unterkunftsliste
Hotelliste

Fakturierung

Rechnungserstellung
Verrechnung Akonto nach Anzahl Teilnehmern
Zahlungseingänge
Mahnwesen
Schlussrechnung

Listen / Berichte / Auswertungen

Zeitplan Vereine und Lokale
Mehrfachmitgliedschaften
Belegungsplan Unterkunft
Bedarf Hotelzimmer
Angaben für Festführer
Zusammenstellung Verpflegung
Tischkarte
Planungskarten
Bewertungsblätter
Ranglisten
Diplome

Adressen Vereine
Adressetiketten
Anmeldebestätigung
Anmeldung Total nach Vereinsnamen
Anmeldung nach Zusammensetzung / Stärkeklasse
Definitive Anmeldung
Anreise Vereine
Liste Instrumentendepot benötigt
Anzahl Festführer
Festkarten
Vereinsnamen und Anzahl Festkarten

Adresslisten
Personalblätter
Helferbadge
Personalbedarf Vergleich (soll/ist)
Brief Helferaufgebot
Arbeitsrapport
Personaleinsatz
Arbeitsrapport mit Verpflegungsliste
Helferstunden nach Verein pro Mitglied
Helferstunden Verein Total (Abrechnung Vereine)
Brief Abrechnung Vereine und Privatperson

Know-How / Festerfahrung

An den verschiedensten Grossanlässen durften wir unsere Festerfahrung wie auch unsere Administrations-und Eventplanungs-Software „EVENTPLAN“ einsetzen.

Für die EURO 2020 (2021) konnten wir die Personalplanungssoftware „CoPLAN“ entwickeln.

Mit der Software wurde das gesamte Personal (Voll- und Teilzeitstellen für die
11 verschiedenen Austragungsorte geplant und deren Kosten mit
8 unterschiedlichen Währungen berechnet.

Durch die Planungsmöglichkeiten in der Software wurde das Management und das HR bei der
Entscheidungsfindung (Einstellungstermine, Rekrutierungskosten, Abgaben etc.) unterstützt.

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