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EVENT

PLAN

Die Administrations- und Eventplanungssoftware für Ihren Anlass

Die Planungs-Software „EVENTPLAN“ ist ein elektronisches Hilfsmittel, um den Aufwand bei der Planung von Grossanlässen zu reduzieren und die Organisation zu vereinfachen.

Dank dem modularen Aufbau, kann problemlos auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Organisators eingegangen werden.
Nachdem die Planung erfolgt ist, können aus diversen Listen und Berichte ausgedruckt werden. Da alle Module miteinander verknüpft sind, werden Änderungen sofort in alle Dokumente übertragen.

EVENTPLAN – Administrations- und Wettbewerbsplanung kann für Musik- und Gesangswettbewerbe als Komplettlösung eingesetzt werden. Verschiedenste Organisatoren setzen jedoch auch nur EVENTPLAN – Personal- und Ressourcenplanung ein.

Administrations- und Wettbewerbsplanung

Personal- Ressourcenplanung

Die Module und Funktionen

Folgende Module und Funktionen sind in den Varianten enthalten.

Internetanmeldung

  • Die Anmeldung der Vereine erfolgt übers Internet
  • Der Verein kann seine Angaben online pflegen
  • Mühsame Änderungen und Anpassungen der Vereine durch das OK entfallen
  • Keine Portospesen

Organisation OK

  • Anmeldung
  • Vereinsangaben
  • Teilnahme
  • Anreise
  • Vorträge
  • Vortragsdaten
  • Erstellung Festkarten
  • Verpflegung
  • Pendenzenübersicht
  • Anmeldebestätigung
  • Serienmailing

Personal

  • Personalien Helfer erfassen
  • Qualifikationen/Wunscharbeit
  • Mögliche Einsatzzeiten (Datum/Zeit)

Arbeiten

  • Beschreibung der Arbeiten
  • Zeitraum (Datum/Dauer)
  • Anzahl benötigte Helfer

Wettspiel- Zeitplanung

  • Planungskarten generieren
  • Mehrfachmitgliedschaft
  • Vortragskontrolle
  • Zeitpläne für jeden Verein erstellen
  • Spielpläne für jedes Lokal erstellen
  • Automatische Zuteilung der Einspiellokale
  • Kontrolle Überschneidungen
  • Ausgabe für Festführer

Wettberweb

  • Zuteilung der Jurymitglieder
  • Erstellung der Bewertungsblätter
  • Erfassung der Resultate
  • Erstellung der Diplome mit Punktzahl

Personalplanung

  • Planung Arbeit und Helfer
  • Brief Aufgebot
  • Einsatzpläne
  • Arbeitsrapporte
  • Stundenabrechnung

Unterkunftsplanung

  • Planungstool für Hotel und Massenunterkünfte
  • Unterkunftsliste
  • Hotelliste

Fakturierung

  • Rechnungserstellung
  • Verrechnung Akonto nach Anzahl Teilnehmern
  • Zahlungseingänge
  • Mahnwesen
  • Schlussrechnung

Listen / Berichte / Auswertungen

  • Zeitplan Vereine und Lokale
  • Mehrfachmitgliedschaften
  • Belegungsplan Unterkunft
  • Bedarf Hotelzimmer
  • Angaben für Festführer
  • Zusammenstellung Verpflegung
  • Tischkarte
  • Planungskarten
  • Bewertungsblätter
  • Ranglisten
  • Diplome
  • Adressen Vereine
  • Adressetiketten
  • Anmeldebestätigung
  • Anmeldung Total nach Vereinsnamen
  • Anmeldung nach Zusammensetzung / Stärkeklasse
  • Definitive Anmeldung
  • Anreise Vereine
  • Liste Instrumentendepot benötigt
  • Anzahl Festführer
  • Festkarten
  • Vereinsnamen und Anzahl Festkarten
  • Adresslisten
  • Personalblätter
  • Helferbadge
  • Personalbedarf Vergleich (soll/ist)
  • Brief Helferaufgebot
  • Arbeitsrapport
  • Personaleinsatz
  • Arbeitsrapport mit Verpflegungsliste
  • Helferstunden nach Verein pro Mitglied
  • Helferstunden Verein Total (Abrechnung Vereine)
  • Brief Abrechnung Vereine und Privatperson

Know-How / Festerfahrung

An den verschiedensten Grossanlässen durften wir unsere Festerfahrung wie auch unsere Administrations-und Eventplanungs-Software „EVENTPLAN“ einsetzen.

Für die EURO 2020 (2021) konnten wir die Personalplanungssoftware „CoPLAN“ entwickeln.

Mit der Software wurde das gesamte Personal (Voll- und Teilzeitstellen für die
11 verschiedenen Austragungsorte geplant und deren Kosten mit
8 unterschiedlichen Währungen berechnet.

Durch die Planungsmöglichkeiten in der Software wurde das Management und das HR bei der
Entscheidungsfindung (Einstellungstermine, Rekrutierungskosten, Abgaben etc.) unterstützt.

Mehr erfahren

Weitere Planungs-Lösungen

COPLAN – Personalplanung

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EVENTPLAN

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Skisschule „SnowPlan“

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Spitex „TRM-C“

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Standplanung „RePlan“

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