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EVENT

PLAN

Ihr Schlüssel zur mühelosen Helferorganisation bei Grossveranstaltungen

Willkommen in einer neuen Ära der Simplizität, Effizienz und Zeitersparnis!

Tauchen Sie ein in die Welt von EVENTPLAN, Ihrer ultimativen Lösung für die mühelose Organisation von Helfereinsätzen bei Grossveranstaltungen.

Nächste Anlässe

Die Abgeordnetenversammlung (AV) des Eidgenössischen Schwingerverbandes (ESV) findet am Wochenende vom 14./15. März 2026 in Chur statt.
Diese Versammlung ist eine der grössten Versammlungen im Schwingsport.

Für die Helferplanung wird EVENTPLAN eingesetzt.

Am Wochenende vom 11. und 12. April 2026 findet in der Schwingerarena “Rüfeli” in Untervaz das Bündner Kantonale Nachwuchs- und Frühlingsschwingfest statt.
Die Veranstaltung verspricht spannende Duelle und attraktive Begegnungen für alle Schwingfans.

Für die Helferplanung wird EVENTPLAN eingesetzt.

Vom 8. bis 10. Mai 2026 findet in Stettlen der Nachwuchs-Schwingertag sowie das Mittelländische Schwingfest statt.
Zwei Tage voller traditionellem Schwingsport, festlicher Atmosphäre und musikalischer Unterhaltung.

Für die Durchführung werden rund 700 Helferinnen und Helfer mit EVENTPLAN eingeplant.

Am 26. und 27. Juni 2027 steht Untervaz ganz im Zeichen des Schwingsports!
Mit dem 23. Nordostschweizer Nachwuchsschwingfest und dem 131. Nordostschweizer Schwingfest treffen sich über 370 Schwinger – vom Nachwuchs bis zu den Aktiven – zum sportlichen Kräftemessen, begleitet von rund 7ʼ000 begeisterten Fans.

Für die Helferplanung wird EVENTPLAN eingesetzt

Personal- Ressourcenplanung

Die Module und Funktionen

Folgende Module und Funktionen sind in den Varianten enthalten.

EVENTPLAN ist nicht nur eine Software, sondern das Ergebnis langjähriger Erfahrung und Fachkompetenz in der Personalplanung durch die Curion Informatik AG.

Vertrauen Sie auf unser Know-how und erleben Sie, wie mühelos und effizient die Planung Ihrer Grossveranstaltungen mit EVENTPLAN wird.

Erfahren Sie mehr bei einer persönlichen Präsentation!
Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Präsentation und entdecken Sie, wie EVENTPLAN Ihre Helferorganisation auf ein neues Level hebt.

Vertrauen Sie auf Erfahrung, Einfachheit, Effizienz und Zeitersparnis – vertrauen Sie auf EVENTPLAN!

ANMELDESEITE FÜR HELFER

Bevor die Anmeldeseite für die Helfer veröffentlicht werden kann, müssen die Texte, die auf der Anmeldeseite erscheinen sollen, erfasst werden.
Der nächste Schritt ist die Bestimmung der erforderlichen Eingabefelder für die Anmeldung zu unserem Event.
Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, kann die Anmeldeseite durch die Integration eines Links über die Webseite des Veranstalters aufgerufen werden.

HELFERANMELDUNG

In der Maske zur “Anmeldung als Helfer” werden sämtliche Angaben zu Adresse, Einsatzmöglichkeiten und Qualifikationen für jede einzelne Person erfasst.
Diese Informationen bilden die Grundlage für die Zuweisung von Helfern zu noch ausstehenden Aufgaben. Nach der Zuweisung einer Person zu einer bestimmten Arbeit in der Helferplanung ist der Einsatz unter dem Abschnitt “Geplanter Einsatz” ersichtlich.
Die Anwesenheit für den geplanten Einsatz kann bestätigt werden, sobald sich der Helfer am Einsatztag in der Helferzentrale meldet.

ERFASSUNG ARBEITEN

Damit eine effektive Planung durchgeführt werden kann, ist es zunächst erforderlich, dass die einzelnen OK-Bereiche angeben, an welchen Stellen sie Unterstützung durch Helfer benötigen.
Diese Angaben sollten detaillierte Informationen zu den Tätigkeiten, den Zeitplänen, den Schichten, den Einsatzorten, den Treffpunkten und der benötigten Anzahl von Helfern umfassen.
Nur durch präzise und umfassende Informationen können die Ressourcen optimal verteilt und die Einsätze effizient koordiniert werden, um den reibungslosen Ablauf der geplanten Aktivitäten sicherzustellen. Diese spezifischen Angaben werden in der Arbeitsmaske erfasst.

HELFER-PLANUNG

Wenn ausreichend Helfer verfügbar sind, können sie im Modul “Helferplanung” den entsprechenden Arbeiten zugewiesen werden.
Im “Helferplanungs-Modul” sind die erfassten Personen sowie die benötigten Aufgaben übersichtlich dargestellt.
Durch die Anwendeung von spezifischer Filter, wie beispielsweise Qualifikationen oder Datum, werden die Personen aufgeführt, welche für bestimmte Aufgaben in Betracht kommen. Diese Filteroptionen sind auch im Abschnitt “Arbeitseinteilung” verfügbar.

Listen / Berichte / Auswertungen

  • Personalliste mit Adresse, möglichen Einsatzzeiten, Geplanter Einsatz
  • Excel-Export Personalliste mit Adresse, möglichen Einsatzzeiten, Geplanter Einsatz
  • Personaleinsatz Planung
  • Personaleinsatz Planung (noch nicht komplett)
  • Arbeitsrapport
  • Personaleinsatz Abschluss (Total Stunden pro Helfer)
  • Personaleinsatz Abschluss Verein (Total Stunden)
  • Personalaufgebot
  • Personalbedarf Zusammenfassung pro OK-Bereich
  • Abrechnung Personaleinsatz Verein
  • Dankesbrief an Helfer

Administrations- und Wettbewerbsplanung

Die Module und Funktionen

Folgende Module und Funktionen sind in den Varianten enthalten.

Organisation OK

  • Anmeldung
  • Vereinsangaben
  • Teilnahme
  • Anreise
  • Vorträge
  • Vortragsdaten
  • Erstellung Festkarten
  • Verpflegung
  • Pendenzenübersicht
  • Anmeldebestätigung
  • Serienmailing

Wettberweb

  • Zuteilung der Jurymitglieder
  • Erstellung der Bewertungsblätter
  • Erfassung der Resultate
  • Erstellung der Diplome mit Punktzahl

Unterkunftsplanung

  • Planungstool für Hotel und Massenunterkünfte
  • Unterkunftsliste
  • Hotelliste

Wettspiel- Zeitplanung

  • Planungskarten generieren
  • Mehrfachmitgliedschaft
  • Vortragskontrolle
  • Zeitpläne für jeden Verein erstellen
  • Spielpläne für jedes Lokal erstellen
  • Automatische Zuteilung der Einspiellokale
  • Kontrolle Überschneidungen
  • Ausgabe für Festführer

Fakturierung

  • Rechnungserstellung
  • Verrechnung Akonto nach Anzahl Teilnehmern
  • Zahlungseingänge
  • Mahnwesen
  • Schlussrechnung

Listen / Berichte / Auswertungen

  • Adressen Vereine
  • Adressetiketten
  • Anmeldebestätigung
  • Anmeldung Total nach Vereinsnamen
  • Anmeldung nach Zusammensetzung / Stärkeklasse
  • Definitive Anmeldung
  • Anreise Vereine
  • Liste Instrumentendepot benötigt
  • Anzahl Festführer
  • Festkarten
  • Zusammenstellung Verpflegung
  • Tischkarte
  • Zeitplan Vereine und Lokale
  • Mehrfachmitgliedschaften
  • Planungskarten
  • Bewertungsblätter
  • Ranglisten
  • Diplome

Know-How / Festerfahrung

Wir sind stolz darauf, mit “EVENTPLAN” und unserem Know-how einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg dieser Grossveranstaltung geleistet zu haben.
Für die EURO 2020 (2021) konnten wir die Personalplanungssoftware “CoPLAN” entwickeln.

Mit der Software wurde das gesamte Personal (Voll- und Teilzeitstellen für die
11 verschiedenen Austragungsorte geplant und deren Kosten mit
8 unterschiedlichen Währungen berechnet.

Durch die Planungsmöglichkeiten in der Software wurde das Management und das HR bei der
Entscheidungsfindung (Einstellungstermine, Rekrutierungskosten, Abgaben etc.) unterstützt.

Mehr erfahren

Am Sonntag, 8. September 2024 war es endlich soweitn.

Unsere erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem OK des eidgenössischen Jubiläumsschwingfests ‘Appenzell 2020’ begann bereits im Jahr 2018. Aufgrund der Corona-Pandemie musste das Fest im Jahr 2020 verschoben werden. Zu diesem Zeitpunkt war auch die Helferplanung bereits sehr weit fortgeschritten.

Am Wochenende vom Sonntag, 08. September 2024 konnte der Grossanlass erfolgreich durchgeführt werden.

Wir gratulieren dem OK herzlich zur erfolgreichen Organisation dieses bedeutenden Grossanlasses.

Gleichzeitig bedanken wir uns für das entgegengebrachte Vertrauen und den erteilten Auftrag.

Rheintal-Oberländer Verbandsschwingfest 2025 in Kriessern setzte auf EVENTPLAN

Die Softwarelösung ``EVENTPLAN-WEB Modul Personalplanung`` ist mehr als nur eine Empfehlung wert.
Peter HafnerOK-Präsident Rheintal-Oberländer Verbandsschwingfest 2025 in Kriessern
Wir können den Einsatz von ``EVENTPLAN-WEB Modul Personalplanung`` für ähnliche Veranstaltungen bedingungslos empfehlen.
Johann Signer: Abteilungsleiter Personal Eidgenössisches Jubiläums-Schwingfest 2024 in Appenzell

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Spitex “TRM-C”

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Standplanung “RePlan”

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